Załącznik do Zarządzenia nr 6/2022  

z dnia 24.01.2022 r.

Zarządu DCM DOLMED S.A.

 

 

POLITYKA ANTYKORUPCYJNA

DOLNOŚLĄSKIEGO CENTRUM MEDYCZNEGO DOLMED SPÓŁKA AKCYJNA

 

 

Preambuła

1. Mając na uwadze przeciwdziałanie zdarzeniom mogącym nosić znamiona zachowań korupcyjnych, wprowadza się niniejszą Politykę Antykorupcyjną.
2. Dokument określa typy nadużyć (korupcja, konflikt interesów oraz inne), ich źródła i sposoby postępowania z nimi, jak również określa zasady ochrony osób wskazujących lub informujących  o występowaniu nadużyć.
3. Polityka Antykorupcyjna obejmuje działalność wszystkich komórek organizacyjnych Centrum

 niezależnie od lokalizacji, osób współpracujących oraz kontrahentów.

 

 

§1

Definicje

Ilekroć w dalszej części dokumentu będzie mowa o:

1. Centrum - należy przez to rozumieć Dolnośląskie Centrum Medyczne DOLMED S.A..
2. Pracownika - należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w Centrum lub z nim współpracującą w innych formach prawnych (umowy cywilnoprawne, kontraty, porozumienia, wolontariat etc.).
3. Nadużycie - należy przez to rozumieć działania zdefiniowane, jako: korupcja, konflikt interesów  lub działania noszące znamiona przestępstwa takie, jak: kradzież, oszustwo przetargowe, przemoc, łamanie procedur, nieprawidłowości księgowe, itp.
4. Konflikt interesów - należy przez to rozumieć zjawisko występujące wtedy, gdy w kolizję wchodzą interes prywatny i odpowiedzialność służbowa osoby lub instytucji mającej władzę podjąć konkretną decyzję.
5. Rzeczywisty konflikt interesów - należy przez to rozumieć konflikt pomiędzy obowiązkiem służbowym, a interesami prywatnymi pracownika, polegający na tym, że interes pracownika jako osoby prywatnej mógłby niewłaściwie wpłynąć na wykonywanie przez niego swoich obowiązków i zadań służbowych.
6. Pozorny konflikt interesów - należy przez to rozumieć konflikt interesów, o którym można powiedzieć, że istnieje, gdy wydaje się, że prywatne interesy pracownika mogłyby niewłaściwie wpłynąć na wykonywanie przez niego swoich obowiązków służbowych, lecz w rzeczywistości tak się nie dzieje.

1. Potencjalny konflikt interesów - należy przez to rozumieć sytuację, gdy pracownik ma takie interesy prywatne, które sprawiają, że konflikt interesów zaistniałby, gdyby dany pracownik miałby zaangażować się w odpowiednie (tj. sprzeczne) obowiązki służbowe w przyszłości.
2. Korupcja - należy przez to rozumieć czyn, definiowany jako:
   1. polegający na obiecywaniu, proponowaniu lub wręczaniu przez jakąkolwiek osobę, bezpośrednio lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści pracownikowi dla niego samego lub dla jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej obowiązków służbowych;
   2. polegający na żądaniu lub przyjmowaniu przez pracownika bezpośrednio lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści, dla niego samego lub dla jakiejkolwiek innej osoby lub przyjmowaniu   propozycji   lub   obietnicy   takich   korzyści,   w   zamian   za   działanie, lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej obowiązków służbowych;
   3. popełniany w toku działalności gospodarczej, obejmujący realizację zobowiązań względem władzy (instytucji) publicznej, polegający na obiecywaniu, proponowaniu lub wręczaniu, bezpośrednio lub pośrednio osobie kierującej jednostką niezaliczaną do sektora finansów publicznych lub pracującej w jakimkolwiek charakterze na rzecz takiej jednostki, jakichkolwiek nienależnych korzyści, dla niej samej lub na rzecz jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania, które narusza jej obowiązki i stanowi społecznie szkodliwe odwzajemnienie;
   4. popełniany w toku działalności gospodarczej obejmującej realizację zobowiązań względem władzy (instytucji) publicznej, polegający na żądaniu   lub   przyjmowaniu   bezpośrednio lub pośrednio przez osobę kierującą jednostką niezaliczaną do sektora finansów publicznych lub pracującą w jakimkolwiek charakterze na rzecz takiej jednostki, jakichkolwiek nienależnych korzyści lub   przyjmowaniu   propozycji   lub   obietnicy   takich   korzyści   dla   niej   samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania, które narusza jej obowiązki i stanowi społecznie szkodliwe odwzajemnienie.
3. Polityka - należy przez to rozumieć niniejszą Politykę Antykorupcyjną Centrum.

.

 

 

§2

Cel Polityki Antykorupcyjnej

1. Celem niniejszej Polityki jest ustalenie jednolitych zasad dotyczących postępowania w odniesieniu do nadużyć dokonywanych na szkodę Centrum  (zdefiniowanych jako korupcja lub konflikt interesów zarówno rzeczywisty, pozorny, jak i potencjalny) mających na celu zapobieganie oraz przeciwdziałanie im.
2. Celem Polityki jest również zapewnienie transparentności działań Centrum względem jego kontrahentów, jak I akcjonariuszy.

 

§5

Zasady komunikacji i zachowań w relacjach z Klientami, podmiotami współpracującymi

1. Wszelkie kontakty z klientami i podmiotami współpracującymi z Centrum mogą odbywać się jedynie w celach związanych z realizacją przyjętych przez Centrum obowiązków i zadań. Kontakt powinien odbywać się poprzez korespondencję mailową, pocztową, telefony służbowe oraz bezpośrednie spotkania w siedzibie Centrum lub podmiotu współpracującego. W kontaktach mailowych należy jedynie używać służbowych adresów poczty elektronicznej.
2. W celu zwiększenia transparentności kontaktów z klientami i podmiotami współpracującymi pracownicy tworzą whitelist (przez pojęcie whitelist należy rozumieć metodę oznaczenia adresu email w ramach własnego serwera usług pocztowych, jako adresu zaufanego, a tym samym umożliwić adresatowi odebranie wiadomości pochodzącej z oznaczonego adresu email, bez względu na stosowane środki zabezpieczające posiadany system pocztowy przed niechcianymi wiadomościami). O tworzeniu whitelist klienci i podmioty współpracujące są informowani w ramach zawieranych umów oraz przy nawiązywaniu stałego kontaktu e-mail.
3. Pracownik merytoryczny po podpisaniu procesowanej przez niego  umowy lub nawiązaniu stałego kontaktu e-mail,  adresy e-mail osób do kontaktu wskazanych przez klientów lub podmioty współpracujące niezwłocznie: umieszcza  na whitelist lub przekazuje do osób wskazanych do kontaktu ze strony DCM DOLMED S.A. celem umieszczenia przez nich na whitelist. Zapis powyższy dotyczy również adresów, z których mają być przesyłane faktury drogą elektroniczną.
4. Wszelkie pisma otrzymywane i wysyłane mają być rejestrowane we właściwych rejestrach korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną Centrum.
5. Pracownik Centrum nie może wykorzystywać swojej pozycji dla osiągania kosztem kontrahenta, podwładnego lub innego podmiotu współpracującego, korzyści osobistych. Pracownik Centrum jest szczególnie odpowiedzialny za to, aby rozpoznawać i eliminować wszelkie sytuacje, które mogą być interpretowane jako korupcyjne, np.:
6. przyjmowanie i wręczanie łapówek;
7. przyjmowanie korzyści finansowych, niematerialnych i materialnych;
8. przyjmowanie   prezentów,   podarunków   od   klientów,    podmiotów   współpracujących lub podległych pracowników, z wyjątkiem drobnych podarunków, przyjętych zwyczajowo     w danych okolicznościach (np. jubileusz, urodziny) .
9. W przypadku, w którym wbrew woli pracownika lub bez jego świadomego udziału, będzie miało miejsce zdarzenie, o którym mowa w ust. 3, pracownik jest zobowiązany do powiadomienia  o tym fakcie swojego przełożonego.
10. W przypadku zdarzenia, o którym mowa w ust. 4 kierownik komórki organizacyjnej winien podjąć działania mające na celu dokonanie zwrotu przekazanej korzyści. W przypadku braku takiej możliwości lub w sytuacji, w której dokonanie zwrotu wiązałoby się z poniesieniem istotnych kosztów przez Centrum, korzyść taka jest przekazywana celem zagospodarowania dla potrzeb Centrum. Jeśli przedmiotowa korzyść nie wykazuje przydatności dla działań Centrum, zostaje zabezpieczona celem nieodpłatnego przekazania instytucji, w której będzie mogła zostać spożytkowana, w szczególności organizacji pożytku publicznego.

 

 

§7

Sposoby realizacji polityki antykorupcyjnej przez Centrum

Centrum realizuje Politykę Antykorupcyjną poprzez:

1. Szkolenie pracowników i wspieranie podmiotów współpracujących w celu wyeliminowania wszelkich nadużyć w szczególności korupcji i zapobiegania konfliktom interesów.
2. Podniesienie świadomości pracowników i podmiotów współpracujących w zakresie zagadnień związanych z korupcją, konfliktem interesów i innymi nadużyciami.
3. Zachęcanie swoich pracowników i podmiotów współpracujących do raportowania naruszeń przyjętych polityk, nieetycznych zachowań.
4. Powiadamianie organów ścigania o wszelkich naruszeniach prawa karnego.
5. Przeciwdziałanie działaniom korupcyjnym i innym nadużyciom poprzez zachęcanie podmiotów współpracujących do wdrożenia podobnych praktyk antykorupcyjnych.

 

§8

Zarządzanie nadużyciami

1. Do potencjalnych źródeł nadużyć w działalności Centrum należą:
   1. Pełnienie funkcji podmiotu prowadzącego postępowania o udzielenie zamówień publicznych,

w tym zamówień wspólnych;

1. Pełnienie funkcji zamawiającego w ramach realizowanych zakupów bez stosowania przepisów i procedur obowiązujących   w   ramach   prawa   zamówień   publicznych   (tj.   zamówieniach nie przekraczających progu finansowego lub innych wymogów obligujących do zawarcia umowy w trybie prawa zamówień publicznych).
2. Realizacja umów i ocena jej prawidłowości.
3. Zawieranie umów, w tym o pracę,  oraz ustalanie stawek wynagrodzenia.
4. Gospodarowanie mieniem Centrum.
5. Z wszelkimi możliwymi do zidentyfikowania nadużyciami należy postępować w sposób analogiczny, jak w stosunku do innych możliwych nieprawidłowości i uwzględnić je w kontroli wewnętrznej.
6. Centrum zatrudnia pracowników odpowiednio wykwalifikowanych do wypełniania swoich obowiązków służbowych oraz zapewnia im systematyczne szkolenia z zakresu m.in. realizacji zadań inwestycyjnych, przeprowadzania zamówień publicznych (w tym zamówień wspólnych), gospodarowania majątkiem oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi, obsługi finansowo- księgowej i zapobiegania związanym z nimi nadużyciom.

 

 

§9

Postępowanie w przypadku konfliktu interesów

 

1. Wszyscy pracownicy DCM DOLMED S.A. są zobowiązani do zgłaszania zaistnienia w ich przypadku konfliktu interesów. W przypadku wystąpienia rzeczywistego, potencjalnego lub rzekomego konfliktu interesów pracownik musi niezwłocznie poinformować o tym Zarząd DCM DOLMED S.A. w celu uzyskania  decyzji o sposobie postępowania.
2. Zgłoszenie należy złożyć przed podjęciem działań, które noszą cechy konfliktu interesów lub mogą z dużym prawdopodobieństwem skutkować powstaniem takiego konfliktu. Jeżeli obiektywnie nie było to możliwe, zgłoszenie należy złożyć niezwłocznie po powzięciu wiedzy o zaistnieniu konfliktu interesów.
3. Kierownicy oraz koordynatorzy są  zobowiązani do zapobiegania i wykrywania wszelkich konfliktów interesów dotyczących podległych im pracowników, poprzez informowanie swoich pracowników o konieczności zgłaszania konfliktów interesów. Realizacja obowiązku nie może naruszać powszechnie obowiązujących przepisów, w szczególności o ochronie danych jak i naruszać prywatności pracownika.
4. Zgłoszenie można złożyć e-mailem członkowi Zarządu Spółki lub pisemnie w zamkniętej kopercie w sekretariacie Spółki.
5. Zgłoszenie winno zawierać dane zgłaszającego, zwięzły opis stanu faktycznego, opis konfliktu interesów oraz datę zaistnienia konfliktu lub możliwego jego zaistnienia.
6. Zarząd Spółki ustosunkowuje się do zgłoszenia niezwłocznie, w terminie nie dłuższym niż 7 dni.
7. W przypadku stwierdzenia istnienia konfliktu interesów Zarząd podejmuje decyzję co do dalszego zalecanego postępowania. Decyzja co do sposobu postępowania winna być udzielona na piśmie lub  innej formie dokumentowej.
8. Decyzja Zarządu winna być obiektywna i  adekwatna do  zaistniałego konfliktu i nie może naruszać praw pracowniczych.
9. Pracownik ma prawo uzyskać uzasadnienie podjętej przez Zarząd decyzji.

 

§10

Zasady szczegółowe zgłaszania wystąpienia incydentów o charakterze korupcyjnym oraz innych nadużyć

1. Wystąpienie incydentu o charakterze korupcyjnym oraz innych nadużyć w Centrum zgłaszane jest Zarządowi Centrum i następuje w formie:
   1. zapieczętowanej przesyłki złożonej bezpośrednio w Sekretariacie Centrum lub przesłanej listem. Przesyłka ze zgłoszeniem wystąpienia incydentu o charakterze korupcyjnym bądź innych nadużyć musi zawierać dopisek „Zarząd – do rąk własnych”;
2. lub drogą mailową na adres członka zarządu.
3. Zgłoszenie wystąpienia incydentu o charakterze korupcyjnym z zewnątrz Centrum powinno zawierać:
   1. dane personalne osoby zgłaszającej;
   2. dane kontaktowe (tel., e-mail lub adres korespondencyjny);
   3. dane personalne osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   4. opis wystąpienia incydentu o charakterze korupcyjnym.
4. Przełożony lub przełożony wyższego szczebla, którzy otrzymają zgłoszenie o potencjalnym nadużyciu, powinni bezzwłocznie poinformować o tym fakcie Zarząd Centrum.
5. Zarząd na podstawie otrzymanych informacji podejmuje działania mające na celu dokonanie weryfikacji ich prawdziwości. Do realizacji w/w zadań Zarząd może wyznaczyć pracownika.
6. Pracownik lub inna osoba dokonująca zgłoszenia ma zapewnioną anonimowość ze strony osób weryfikujących informacje, a także ze strony osób, którym zgłosiła informacje o nadużyciach.
7. W przypadku, gdy dana informacja nie będzie miała potwierdzenia w faktach, nie będą podejmowane dalsze kroki wyjaśniające.
8. Osobę, która dokonała zgłoszenia, należy poinformować o podjętych działaniach wyjaśniających oraz ich rezultatach.
9. Osoba dokonująca zgłoszenia nie może w celu ustalenia jakichkolwiek faktów z nim związanych kontatować się z osobą, odnośnie której zachodzi domniemanie dokonania nadużycia.
10. Osoba dokonująca zgłoszenia powinna zachować dyskrecję i nie omawiać z nikim sprawy, faktów, podejrzeń czy zarzutów, chyba że specjalnie zwróci się o takie zachowanie Zarząd Centrum.

 

§11

Proces wyjaśniania nadużyć

1. Podczas dochodzenia dotyczącego domniemanych nadużyć (w tym działań korupcyjnych lub sytuacji konfliktu interesów) należy dołożyć wszelkich starań, aby unikać podejmowania działań na podstawie chybionych lub bezpodstawnych oskarżeń, unikać wzbudzania podejrzeń u osób w sprawie, których prowadzone są działania, unikać oświadczeń, które będą miały negatywne skutki dla pracownika lub klienta.
2. Proces postępowania w odniesieniu do zgłoszonych zdarzeń jest następujący:
   1. Zarząd weryfikuje otrzymane zgłoszenie od pracownika lub podmiotu współpracującego we własnym zakresie, lub wyznaczając pracownika, celem zweryfikowania prawdopodobieństwa wystąpienia nadużycia będącego przedmiotem zgłoszenia,
   2. w sytuacji, w której ustalone zostanie, że informacje są prawdziwe lub zachodzi duże prawdopodobieństwo ich prawdziwości, Zarząd  Centrum powołuje w drodze Zarządzenia Zespół doradczy do wyjaśnienia okoliczności nadużyć;
   3. w toku wyjaśniania okoliczności działań, umożliwia się pracownikowi lub podmiotowi współpracującemu w stosunku, do którego dokonano zgłoszenia nadużycia, przedstawienie swojego stanowiska w sprawie;
   4. Zarząd Centrum wskazuje podmioty zobowiązane do podjęcia działań naprawczych, które mają        na celu zapobieżenie podobnym zdarzeniom w przyszłości;
   5. jeśli zostanie ustalone, że badane zdarzenie stanowi działanie korupcyjne lub inne nadużycie ścigane z mocy prawa, Zarząd lub osoba przez niego wskazana zawiadomi o zdarzeniu uprawnione organy ścigania.

 

 

 

§12

Ochrona pracowników i współpracowników

1. Zarząd, jako odpowiedzialny za Politykę i kreujący politykę zatrudnienia, nie może zwolnić, zdegradować, zawiesić, szykanować ani w żaden inny sposób dyskryminować pracownika w związku z działaniami w zakresie przekazywania zgłoszeń, o wykrytych lub domniemanych nadużyciach, o których mowa w niniejszej Polityce.
2. Ustęp poprzedni nie ma zastosowania w przypadku zgłoszeń oczywiście bezzasadnych,   złożonych w złej wierze, a w szczególności do działań noszących cechy molestowania, mobbing,  fałszywego oskarżenia lub pomówienia w rozumieniu Kodeksu Karnego.

 

 

 

§13

Środki dyscyplinarne

1. Wyniki prac Zespołu doradczego, dotyczące stwierdzonego nadużycia są kierowane do Zarządu

Centrum.

1. Na podstawie rekomendacji Zespołu, podejmowane są dalsze kroki w stosunku do pracownika lub podmiotu współpracującego, którego dochodzenie dotyczyło.
2. Ewentualną decyzję o zwolnieniu pracownika lub zaprzestaniu współpracy z podmiotem współpracującym podejmuje Zarząd.
3. W sytuacji, kiedy nadużycia naraziły Centrum na straty finansowe, sprawa taka kierowana jest na drogę sądową. Zawiadamiane mogą być także organy ścigania. Wobec pracownika lub podmiotu, któremu udowodniono działania na niekorzyść Centrum, mogą być również wyciągnięte konsekwencje finansowe, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

 

§14

Uwagi końcowe

1. Postanowienia Polityki nie naruszają przepisów aktów ogólnie obowiązujących.
2. Każdy przypadek niestosowania się do treści Polityki będzie rozpatrywany oddzielnie i może pociągnąć za sobą konsekwencje służbowe.
3. Pracownicy Centrum zobowiązani są do złożenia oświadczenie na piśmie o zapoznaniu z się treścią

i przestrzeganiu przepisów Polityki.

1. Oświadczenie pracownika, o którym mowa w ust. 3, włącza się do akt osobowych pracownika.
2. Wzór oświadczenia pracownika stanowi załącznik nr 1 do Polityki.
3. Wzór zgłoszenia informacji stanowi załącznik nr 2 do Polityki.
4. Polityka antykorupcyjna Centrum podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Centrum oraz w Intranecie.

 

 

---

 

Załącznik nr 1 do Polityki Antykorupcyjnej DCM DOLMED S.A.

 

................................................................

(imię i nazwisko)

.................................................................

(stanowisko)

...................................................................

(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej)

 

 

 

OŚWIADCZENIE

 

 

Oświadczam, że zapoznałam/em się z Polityką Antykorupcyjną DCM DOLMED S.A .i zobowiązuję się do jej przestrzegania.

Przyjmuję do wiadomości, że nieprzestrzeganie zasad zawartych w Polityce Antykorupcyjnej DCM DOLMED S.A., stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może spowodować pociągnięcie do odpowiedzialności pracowniczej, wynikającej z Regulaminu Pracy Centrum oraz odpowiedzialności karnej, wynikającej z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

 

 

 

 

Wrocław, dnia …………………………………….                                                               …………………………..

 

 

podpis